Succesvol programma ‘Organisatiebuddy’ afgerond

Onderzoeksfase
Het programma is destijds van start gegaan met een onderzoeksfase bij 11 zorgorganisaties in deze regio’s, waarin onder andere nieuwe medewerkers, leidinggevenden, HR en inwerkcollega’s geïnterviewd werden over het hele indiensttredingsproces. Vanuit feiten (wat is er aanwezig?) keken we naar beleving en doelen, waardoor we goed in beeld kregen wat goed gaat en waar verandering wenselijk is. De rode draad bij alle organisaties was ‘gedoe’ voorkomen.
Nieuwe medewerkers en hun begeleiders waren vaak aan het zoeken naar informatie over bijvoorbeeld systemen. Het zoeken betekende ook dat de vragen aan de verkeerde personen of afdelingen werden gesteld. Er was veel onduidelijk, ook over de komst van een nieuwe medewerker zelf.
Al met al levert zo’n start dus in veel gevallen een negatief gevoel op bij meerdere personen. We zeggen niet voor niets dat een goed begin echt het halve werk is. Wist je bijvoorbeeld dat uit onderzoek blijkt dat de keuze om te blijven of te vertrekken bij meer dan 50% te wijten valt aan de ervaringen tijdens de eerste drie dagen?

Rol organisatiebuddy
Daarom is een positief/prettig begin extra waardevol. Regie nemen is hierin belangrijk en daarom hebben we gekozen voor de rol van ‘organisatiebuddy’. Dus niet (alleen) een buddy op de afdeling zelf, maar meer een overkoepelende regierol vanaf de zijlijn. Hierdoor ontlasten we de zorg en zijn we een aanspreekpunt voor de nieuwe medewerkers met een uniforme aanpak vanuit de organisatie. Een rol die gezien mag worden als de ceremoniemeester op het indiensttredingsfeestje.

Werving en lerend netwerk
Nadat we een generieke rol beschreven hadden, zijn we voor de deelnemende organisaties gaan werven voor de invulling van deze rol. Alle organisatiebuddy’s per organisatie zijn op weg geholpen om een gericht plan te maken voor de organisatie. Hierdoor wordt er meer regie genomen en is de indiensttreding meer een positieve beleving, oftewel van (af)vinken naar vonken.
Daarnaast zijn we gestart met een lerend netwerk voor alle organisatiebuddy’s, waardoor we van elkaar kunnen leren. Dit deden we aan de hand van diverse onderwerpen. Standaard werden successen gedeeld, dit werkte positief door en voor alle betrokkenen.

Enquête
Halverwege het project hebben we gedurende een jaar medewerkers die begeleid werden door een organisatiebuddy, een enquête toegestuurd. Zij reageerden over het algemeen zeer enthousiast over de organisatiebuddy en gaven veelvuldig aan dat ze blij verrast waren dat er zaken simpelweg geregeld waren en er een aanspreekpunt was.

Ontwikkeling Toolbox
Daarnaast hebben we een Toolbox ontwikkeld die gegeven kan worden aan de diverse teams van de organisaties. Met deze Toolbox willen we bewustwording creëren om bij te dragen aan het goede begin van een nieuwe medewerker. Waarbij we vooral bespreken hoe we met elkaar omgaan. Dus niet alleen met de nieuwe medewerker, maar ook zeker met elkaar.

Afronding project
Om het project op een leuke manier af te ronden hebben we tot meerdere keren geprobeerd om een bijeenkomst te organiseren waarbij alle organisatiebuddy’s, contactpersonen en betrokkenen werden uitgenodigd. Helaas zorgden de coronamaatregelen ervoor dat we deze sessie moesten verzetten en uiteindelijk annuleren.

Het alternatief is dit document, dat meteen een mooie waardevolle herinnering op papier is geworden. Vanuit diverse thema’s is er een beginvraag gesteld aan een deelnemer, met het verzoek om een vervolgvraag binnen ditzelfde thema te stellen. Die vraag werd doorgezet aan iemand anders, die weer een vervolgvraag stelde, etc. Hierdoor hebben we per thema 4 vragen die beantwoord zijn. Leuk dat iedereen enthousiast hieraan heeft deelgenomen. Ook erg leuk om te zien hoe sommige thema’s een eigen weg op zijn gegaan.